Mengurus Visa ke Eropa (Updated 2024)

Mengurus Visa adalah bagian yang bisa dibilang paling sulit dalam mengatur perjalanan ke Eropa. Karena sebagai traveler biasa ada dilema ayam dan telor: tiket pesawat atau visa dulu.

Saya sarankan Anda mengurus sendiri visa ke Eropa ini. Mengurus visa schengen melalui travel agent sama saja hasilnya dengan uang lebih terbayar, Anda akan diminta datang dan melakukan proses pengambilan sidik jari. Dari sisi kepastian mendapat visa juga tidak dijamin, karena dokumen yang di-submit adalah murni dokumen Anda sendiri.

Untuk ke Inggris kita perlu apply UK Visa sebagai syarat untuk dapat masuk ke United Kingdom yaitu England, Scotland, Ireland, dan Wales.

Sedangkan Schengen Visa diperlukan agar dapat jalan-jalan ke negara kontinen Eropa yang menandatangani kesepakatan Schengen, saat in meliputi 27 negara terutama destinasi Eropa Barat, antara lain Netherland, Germany, Belgium, France, Italy, Spain, Portugal, dan termasuk negara Scandinavia serta sejumlah negara Eropa Timur seperti Latvia dan Poland.

Visa yang Anda minta bisa berupa Tourist Visa, Transit Visa, atau Business Visa. Jika tujuan utama Anda adalah jalan-jalan maka seharusnya Anda meminta visa turis.

Artikel Javamilk ini hanya memberikan petunjuk dalam aplikasi visa. Penulis tidak menjamin keakuratan dalam tulisan ini, baik persyaratan, rekomendasi, apalagi jaminan aplikasi visa Anda dapat diterima. Silakan hubungi kedutaan negara tempat Anda apply visa untuk mendapatkan penjelasan detil serta persyaratan pengajuan visa yang benar.

Visa Inggris

Untuk mengurus Visa ke UK (Inggris, Scotland, Ireland, Wales), start dengan membaca artikel official ini. In summary, Anda diminta membuat account secara online (lewat komputer), lalu mengisi formulir aplikasi visa secara online, dan terakhir membayar biaya pakai kartu kredit/debit. Lalu jika sudah selesai baru membuat appointment ke kantor VFS dengan membawa passport asli dan semua data pendukung.

Di Jakarta, Kantor VFS terletak di Kuningan City Mall.

Schengen Visa

Untuk Schengen Visa juga kebanyakan diajukan lewat agen official VFS yang ditunjuk kedutaan negara Schengen seperti Jerman, Belanda, Perancis, dll atau seperti UK di atas.

Ada juga yang bisa diurus ke kantor kedutaan (walaupun jumlahnya sedikit) misalkan Hongaria dan Italia. Jadi kita harus buka website embassy untuk mengetahui ke mana kita apply visa Eropa-nya.

Walaupun sama-sama VFS, jika Anda datang ke Kuningan City Jakarta akan ada pemisahan pintu masuk, tergantung negara yang Anda ingin apply.

Schengen Visa bisa di-apply 6 bulan sebelum tanggal berangkat (dulu cuma bisa 3 bulan sebelum), dan sebaiknya Anda apply secepatnya karena slot interview sulit didapat utk beberapa negara.

Kalau tidak tahu websitenya, buka Google dan ketik "Embassy XXX in Jakarta", alhasil akan keluar setidaknya di urutan 3 pertama.

Kalau disebutkan untuk apply visa ke embassy, umumnya kedutaan mereka ada di sekitar Kuningan atau Menteng dan Anda harus datang sendiri untuk menyerahkan dokumen dan diwawancara. Formulir visa dapat diminta di kedutaan atau biasa di-download dan di-print ke kertas. Contohnya Anda bisa klik link download formulir visa schengen dari kedutaan Jerman.

Sedangkan kalau apply via VFS maka umumnya perlu buat appointment secara online, baru datang ke kantor VFS di Kuningan City. Ada yang bisa diwakilkan, tapi expect semua negara Schengen akan minta applicant datang langsung mulai akhir tahun 2013 karena Schengen mulai collect data biometric. List negara Eropa yang sudah pakai agent VFS Global:

• Spain
• Denmark
• Iceland
• Norway
• United Kingdom (England, Scotland, Ireland, Wales)

Jika Anda pernah mengajukan visa Schengen dalam 3 tahun terakhir dan di lembar visa sebelumnya terdapat kode "VIS", maka 'boleh' diwakilkan alias tidak perlu datang ke VFS karena data biometrik Anda sudah terekam.

France / Perancis

France menunjuk agent TLS Contact untuk urusan permohonan visa.

Apply visa Schengen lewat Perancis, dimulai dengan isi form online dan upload dokumen persyaratan, lalu buat appointment di website TLS secara online dan datang sendiri untuk diambil data biometrik.

Untuk dokumen persyaratan (supporting documents) jika Anda ingin apply lewat TLS, silakan klik langsung di link ini, isi beberapa pertanyaannya nanti akan muncul daftar dokumen yang diminta.

Bisa jasa TLS (diluar 80 Euro biaya visa) adalah IDR 536,000.

Italia

Update untuk Italia mulai 1 November 2021 aplikasi visa diajukan secara langsung ke kantor kedutaan Italia di Jl.Diponegoro Jakarta, dengan terlebih dahulu melakukan online appointment melalui website Prenot@mi.

Apply Visa Schengen ke Kedutaan Negara Mana?

Oh ya, mungkin bingung mau mengurus ke kedutaan yang mana. Kira-kira aturan negara Schengen yang mau menerima aplikasi Anda adalah:

1. Negara yang menjadi destinasi utama Anda (bisa dibilang tempat Anda paling lama tinggal)
2. atau jika tidak dapat ditentukan, maka adalah Negara Schengen pertama yang Anda masuk

Untuk Anda yang lebih dekat ke Surabaya atau Bali, VFS juga mempunyai kantor cabang yang bisa menerima aplikasi visa. Utk UK Visa akan ada biaya tambahan jika diajukan di kedua cabang ini.

• Surabaya : Lantai 15, R.1506, Graha Pena, Jl. Ahmad Yani No.88, Surabaya - 60234
• Bali : Benoa Square, Lantai 3 No. 7-9.3/A, Jalan Bypass I Gusti Ngurah Rai No 21A

Proses Visa Schengen Berapa Lama

Expect masa proses dihitung dari saat Anda melakukan interview atau datang ke VFS dan memasukkan berkas dokumen permohonan, hingga mendapat jawaban adalah 5-10 hari kerja. Dalam beberapa kasus bisa mencapai 3 minggu. Untuk aplikasi ke kedutaan Perancis via TLS, mungkin 2-3 hari kerja sudah keluar hasilnya.

Yang lama biasa adalah mendapatkan slot untuk interview.

Pengalaman Saya

Bagi saya sendiri sudah beberapa kali, pengalaman mengurus visa Eropa tidak terlalu rumit. Yang penting data benar dan tidak memberikan data palsu/berbohong. Mungkin kadang orang terlalu tegang saja. Normalnya jika dokumen lengkap dan benar pasti sekali datang beres, tapi juga jangan kecewa jika disuruh pulang untuk melengkapi dokumen lagi hal ini cukup lumrah.

Biaya Visa Schengen dan Visa UK

Mulai tanggal 2 Februari 2020 biaya aplikasi Visa Schengen (Visa Jangka Pendek) mengalami perubahan dari 60 Euro menjadi 80 Euro (bayar dalam rupiah). Untuk anak-anak usia 6-12 tahun akan naik menjadi 40 Euro atau setara.

Untuk UK Tourist Visa sekarang adalah £100.

Untuk apply lewat VFS akan dikenakan 'service fee' sekitar 160rb per passport, dan via TLS France IDR 536,000.

Persyaratan Visa Schengen

Bacalah persyaratan visa yang diminta spesifik di website kedutaan/VFS masing-masing. Sebisa mungkin penuhi semua persyaratan yang diminta, juga siapkan yang saya tulis di bawah. Lebih baik datang dokumen lengkap daripada disuruh pulang sia-sia. Sebagai gambaran, persyaratan umum yang diminta jika Anda mengajukan visa turis adalah:

• Formulir permohonan Visa yang sudah diisi (ada yang isi online, ada yang di print)
• Passport dengan masa aktif lebih dari 6 bulan
• Pas foto terbaru ukuran 3.5 x 4.5 cm dengan latar belakang putih.
• Copy KTP, KK, Akte Kelahiran dan Akte Nikah (kadang dokumen ini hanya dilihat sekilas oleh petugas)
• Travel insurance yang meng-cover sejumlah hari Anda di Eropa dengan coverage minimial €30,000. Anda bisa pilih penerbit Asuransi Perjalanan ini mulai dari AXA, ACE/Chubb Insurance, AIG, dsb.
• Copy rekening tabungan/koran 3-6 bulan terakhir.
  Saldo tabungan tentu saja menentukan tetapi tidak ada angka pasti yang membuat Anda diterima. Sebagai gambaran ambil saja angka 70 Euro perhari Anda di sana sebagai saldo minimum.
• Surat Referensi dari Bank tempat rekening koran tersebut
  Biasa surat ini bisa Anda minta di bank asal Anda membuka rekening. Biaya pembuatan surat referensi adalah Rp 50rb di BCA.
• Surat Keterangan Kerja dari kantor Anda, berupa keterangan status Anda dan izin memberikan cuti.
  Beberapa pengalaman menunjukkan semakin bonafit tempat kerja Anda, dokumen ini tidak banyak dipersoalkan oleh petugas.
• Jika Anda bukan orang kantoran alias pengusaha atau professional, SIUP atau surat keterangan profesi juga dilampirkan.
• Bukti booking pesawat pulang pergi ke Eropa.
• Bukti booking hotel selama Anda di Eropa.
• (Optional) Surat sponsor dari keluarga atau teman yang menjadi tempat tinggal Anda di sana jika tidak tinggal di hotel.

Notes: Anda tidak disarankan untuk membeli dan membayar tiket pesawat dan hotel sebelum apply visa Schengen, tetapi jika sudah beli lebih menguatkan alasan Anda untuk kembali ke Indonesia. Tetapi juga tidak boleh asal booking hotel dgn tanggal random, karena biasa masa berlaku visa yang diberikan akan disesuaikan (sama) dengan tanggal keberangkatan di tiket yang dilampirkan.

Khusus untuk Swiss (dan Jerman juga biasanya) Anda diminta punya tiket pesawat yang sudah confirm (which is pasti harus sudah bayar), beserta surat konfirmasi dari hotel-hotelnya. Rata-rata hotel di sana mengerti dan bisa membuat surat konfirmasi. Hal ini kadang sulit karena jika confirmed maka Anda harus membayar sejumlah deposit ke hotel yang bersangkutan. Bahkan umumnya hotel akan meminta full pay baru memberikan confirmation letter.

(Jika Anda apply via VFS Netherlands) Update dari Kedutaan Besar Belanda: mulai 2 Agustus 2016 Sesuai dengan instruksi dari Kedutaan Belanda, semua dokumen yang berhubungan dengan visa aplikasi dalam bahasa Indonesia atau bahasa lainnya harus diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris atau Belanda. Lama proses visa menjadi 15 hari kerja. Jika Anda kesulitan dalam membuat terjemahaan, VFS menyediakan jasa translator dengan biaya 70rb per dokumen, bisa kita minta pada saat appointment.

Untuk Kedutaan Besar Inggris (UK) mulai 2016 juga mensyaratkan dokumen seperti KK, Akte Lahir, dsb, harus ada terjemahan dalam Bahasa Inggris.

Interview Visa Schengen / UK

Saat Anda memasukkan berkas ke VFS biasa petugas hanya mengecek kelengkapan dokumen saja, kalau lengkap maka aplikasi akan diproses. Tapi kalau mengajukan langsung ke kedutaan negara Schengen, biasanya akanada sedikit interview/pertanyaan, mulai dari basa-basi hingga yang serius:

• Ke sana mau ngapain?
• Siapa saja yang ikut? Rombongan?
• Punya saudara di sana?
• Nitip oleh-oleh ya? (Nope.. ini pertanyaan buatan saya sendiri :) )

Sebaiknya Anda sudah punya persiapan untuk menjawab pertanyaan di atas. Petugas di VFS adalah orang Indonesia, sedangkan jika ke embassy ada kemungkinan orang WNA namun rata-rata sudah lancar bahasa Indonesia.

Berapa saldo tabungan yang ideal untuk apply visa Schengen? Ini tidak ada angka pasti, jadi jangan percaya dengan sembarang orang termasuk travel agent. Tidak ada yang bilang harus punya uang tabungan 50 juta rupiah Anda pasti di-approve juga. Tiap kedutaan punya policy sendiri yang tidak kita ketahui. Tapi seperti yg saya tulis di atas, anggap saja perlu 70 Euro per hari, jadi kalau Anda mau pergi 10 hari berarti minimal perlu 700 Euro equivalen di tabungan, itu pun dengan asumsi pulang dari Eropa saldo tabungan 0, yang berarti tidak mungkin.

Jika Permohonan Visa Schengen Ditolak

Jika dokumen dan passport yang sudah disubmit lalu seminggu kemudian dikembalikan dan dibilang permohonan ditolak, maka Anda bisa ulang apply lagi, minimal 30 hari kemudian. Biasanya tidak ada alasan yang diberikan, jadi Anda harus menduga-duga sendiri.

Resiko tiket pesawat atau hotel booking hangus memang sudah bagian dari proses ini, jadi Anda harus siap mental. Saran saya adalah apply visa jauh-jauh hari, yaitu 3-6 bulan sebelum tanggal keberangkatan, jadi jika pun amit-amit ditolak, masih ada waktu utk mempersiapkan dokumen untuk ulang apply/appeal. Ada maskapai yang memberikan refund jika visa Anda ditolak, dan ada juga asuransi yang memberikan kompensasi.

Selamat mengajukan visa!

Baca juga : Panduan Jalan Hemat ke Eropa